Ние правим оперативно заседание кратък протокол
Почти всички организации провеждат срещи, на които въпроси от оперативен характер. Много често такива срещи се наричат - оперативно. Прекарайте техните лидери на различни нива: от ръководителя на организацията, за да началниците на отдели. Оперативните срещи се провеждат в определени интервали от време (обикновено веднъж на седмица) и обикновено се записват. Ако устройството или от водач, който провежда заседание, не се секретарка, като влезете оперативно заседание, може да се повери на една единица на служителите.
Общи правила за регистрация протокол
Протокол - документ, съдържащ последователен запис на дискусии по проблеми и вземане на решения по време на срещи, семинари, конференции и срещи на колегиални органи *.
Се изготвя въз основа на звукозаписи или груби ръкописни бележки, които се провеждат по време на срещата, секретар или друг служител, както и материали, подготвени за срещата (текстове на доклади, речи, докладни записки, проекти за решения по дневния ред, списък на участниците, и т.н.).
Когато Срещата се проведе на запис, след срещата той е преиздаден, след писмения текст се редактира и преработен вид е включен в протокола. Срокът за регистрация на протокола от заседанието, не трябва да надвишава три - пет дни след заседанието. оперативни срещи минути са подготвени и изпълнени на същия ден или в рамките на един или два дни след срещата.
Протоколите са пълни и точни. Пълен отчет съдържа запис на всички срещи, на въпросите на говорителя, речи на лицата, които са участвали в обсъжданията и решенията.
Кратко протокол включва само имената на тези, които говори, темата за изявления, запис в кратка форма и решения.
Напредъкът в оперативни срещи, като правило, записани в обобщените протоколи.
Протокол от заседанието, издаден на бланка на генерала, стандартен лист хартия А4, или специално проектирани форма протокол.
Свързващите подробности протокола са както следва:
- името на организацията;
- Името на вида на документа (протокол) за вида на събранието;
- дата на събранието;
- регистрационен номер на протокола;
- Място на провеждане на заседанието;
- подписи.
Датата на протокола е датата на събитието.
Проблеми и решения
Изготвяне на оперативни протоколи от срещи често предизвиква затруднения. Помислете за най-често срещаните.
# 9632; Проблемът: секретарят или някой от по-младите служители на пункта, което отнема минути, не може да разбере същността на предмета, и по тази причина, има проблем с течаща влизането на дискусия.
Какво да се прави? В такива случаи, секретар се прилага за работниците и служителите, които действат в среща или друг служител, който може да даде обяснение.
# 9632; Проблемът: като оперативни срещи често се провеждат без строги правила, секретарят не могат да имат време да се запишете всичко, което се случва по време на срещата.
Какво да се прави? В този случай, тя може да помогне да се поддържа запис на срещата и на доклада, въз основа на неговото тълкуване.
# 9632; Проблемът: при обсъждането може да се говори важно и несъществени малък внос или обща информация, а секретар може да бъде трудно разпределение на първичния (основен) информацията, която трябва да бъде обезопасен и протокола.
Какво да се прави? В този случай, към протокола секретар анализира цялата информация, за да се отдели важното от маловажните, както и да включва само най-важната информация в доклада.
Текстът на обобщените протоколи
Текстът на протокола се състои от две части: въведение и основни.
В уводната част на кратък протокол е посочено имена председател и секретар, позиции и имена на участниците (настоящи) и поканените, в дневния ред. Ако на срещата на повече от 15, протоколът е позволено да се посочва общият брой на участниците, което показва, присъствен списък на позициите, както и имената, дадени в приложението към протокола, като например:
Присъстваха представители на дирекция в размер на 16 души. (Приложен списък).
Имената на лицата, поканени на срещата, посочени след думата "покана" с посочване на лицето, както и името на организацията.
Дневният ред определя въпросите, които са предмет на разглеждане, може допълнително да показват мястото и имената на изказалите (говорител). Ако няколко въпроса, те трябва да бъдат номерирани с арабски цифри и подредени по реда на тяхното обсъждане. въпроси от дневния ред са формулирани с предлога "на" ( "на"), например:
CFO Молчанов SA
точките от дневния ред трябва да бъдат формулирани точно и ясно отразяват същността на въпроса в процес на обсъждане. се препоръчва да не се включва в точката от дневния ред "Други" или "Други въпроси".
Текстът на основната част от кратък протокол се състои от отделни секции за броя на точките от дневния ред. Секции са номерирани с арабски цифри в съответствие с дневния ред. Всеки от тях се основава на следната схема:
Като част от "РЕШИ: (РЕШЕНИ :)" за кратко, точно, кратко, така че да се избегне всякакво двусмислие, написана решение. Формулиране на решения в прескриптивна форма: "Подгответе. "" Equipe. "," Информиране. ". На същия въпрос може да бъде взето след няколко решения. В този случай, те са номерирани с арабски цифри във връзка с поредния номер на въпроса в дневния ред, като:
1.1. Подгответе се график за работа ...
Изпълнителният отговаря - Фамилия и инициали
1.2. Информирайте директорите на клонове на ...
Изпълнителният отговаря - Фамилия и инициали
Ако е необходимо, заедно с решението се отнася до гласуването: броят на гласовете "за", "против" и въздържали се.
От теорията към практиката
Представете си, че след като стенограмата направени на ръка или на лента, имаме текст, въз основа на които ние трябва да се направи кратък отчет:
Дневен ред точка: 2. Напредъкът в реконструкция готова продукция склад номер 2
Василиев PR Според плана на реконструкция, ние бяхме в края на месец 25-ти ден на старт монтаж на стелажи и монтаж на подемни съоръжения за. ЗАО "Профил" - нашия доставчик на стелажни системи - нарушава условията. 20-ти трябваше да получи първата игра в 10 дни - втория. Ние - доставка на две равни много, така че в договора. Ние изцяло платена, т.е., 100% предварително плащане, тъй като последният път, че прехвърлихме първия магазин, ние не са имали проблем с тях. Днес - 28, а още не сме получили. Факсове, изпратени до тях, се обаждат, вчера те казаха, че първата партида изпратени, но тя ще бъде два или три дни, за да си отиват, така че ние имаме забавяне се дължи на доставчика. Мисля, че трябва да ги постави официално твърдят, нарушаване на условията на доставка.
За да се направи запис на протокола, е необходимо да се разпределят най-важната информация. За да направите това, опитайте се да поставя някои въпроси и да получите отговорите. От текста можем да се отговори на следните въпроси:
Ние виждаме, че текстът съдържа информация, която не е отразена в отговорите: организацията е изцяло внесен за стоките, както и 100% авансово плащане на е направено, тъй като е налице положителен опит на сътрудничество с АД "Профил". Дали тази информация е важна за ситуацията, която е предмет на? Очевидно не, следователно, че в доклада, че не е необходимо да се включи. По този начин, въз основа на отговорите на въпросите, които сме получили, можем да направим кратка презентация протокол:
Да предположим, че по време на срещата по време на обсъждането на настоящата ситуация, предложението за изпращане на искането не беше подкрепена. Беше решено да се изпрати писмо до доставчика, на изискването за спазване на сроковете за доставка, определени в договора. Решението в този случай трябва да се записва в протокола, както следва:
Отговорен Изпълнителният - PR Василиев
Краен срок - (дата).
Помислете още един пример.
Дневен ред точка: 5. На одита на финансовата и икономическата дейност на клон компанията в град Перм
Ръководител: Кой според вас трябва да бъдат включени в комисията, и това отнема време, за да извърши проверка на място?
Медведев VV Мисля, че трябва трима души: един към счетоводния отдел, а другата - в сферата на финансите, третият - в административното обслужване и логистика отдел. Преди това обсъждахме с ръководителите на отдели, които ще трябва да отида, затова предлагам три: заместник. Главен счетоводител Сомов SS Одитор Yastrebov AA и водещ инженер Соколова BB Проверки могат да се извършват в рамките на 3-5 дни.
Нека да анализираме текста на реч на една и съща схема:
Не са положителни резултати
И в този случай ние можем да видим, че текстът остана втори информацията план. На първо място, това е препратка към главата административна услуга Polozova RA който също се оплаква от факта, че браншът има някои проблеми с транспортните разходи. Тази информация се позоваваме на непълнолетно лице на основание, че докладите за транспортни разходи само първоначално предоставени на главния административна услуга за изготвяне на обобщения доклад. Тъй като в момента процедура за подаване на отчети за разходите за транспорт, различни от тази информация, за да се оцени сегашната ситуация няма значение.
За допълнителна информация трябва да включва споменаване на факта, че две грешки се откриват клон само себе си, но на два пъти - счетоводство на организацията-майка. Можете просто да кажа, че грешките са открити в редица случаи.
обобщените протоколи не отразяват въпроси, зададени от високоговорителя. Въпреки това, ако отговорът на въпроса има съществена информация, тя се съхранява в спектаклите на запис протокол. В горния пример е информация за това кой е поканен да се включи в комисията.
Въз основа на тези отговори, ние можем да създадете запис протокол изпълнения:
Ако по време на обсъждането на решението за провеждане на изпита, да формулира решение в необходимите както следва минути:
За да се подготви проект, за да се създаде комисия за проверка на финансово-стопанската дейност на клона в град Перм, договорения период на одита с директора на клон в град Перм.
Изпълнителният отговаря - Медведев VV
Краен срок - (дата)
* Кратък речник на видове и сортове на документи. М. Glavarhiv, VNIIDAD.
