Как да създадете списък на документите,

Процедурата за съставяне на списъка на документите - по-скоро неприятен и труден въпрос. Големи организации не могат да направят без надлежно съставен регистър документи. Поради това, че има много въпроси за това как да се направи опис на документите. Ние ще се опитаме да решим проблемите.

видове запаси

В архивен, има няколко концепции на списъка на документите:

• Вътрешен инвентара.
• Инвентаризация разделения.
• Списъкът на документи за постоянно съхранение.

Списъци на случаите, предадени нужда да се модернизира системата за справка, обработка с ниско качество документи, описани списъци. Големите компании да водят отчетност за бързо и изчерпателно търсене на желаната информация.

вътрешния инвентар

Списък за домашна употреба трябва да обърне повече внимание на временни документи (до 10 години) и трайно ползване. Те включват:

• Чернови.
• Документите, които не разкриват смисъла на името на заглавието.
• Съдебни дела.
• Лични и специални ценни книжа.

Списък на документи за вътрешно ползване, като заявление винаги има последната записа. Тя съдържа информация за броя на приключените дела, които се съдържат в списъка, както и броя на листа в най-описа. Цялата информация, предписана с цифри и думи. Подписва списъка на изпълнителите.

Списъкът на документите в заявление винаги има последната запис с информация за броя на случаите и чаршафи в инвентара.

Това се случва, че тя е зашита и подписан без вътрешна инвентаризация. След това в списъка за вътрешна употреба лепило за покриване на гърба на калъфа. Понякога списъка на документите се променя. Тогава всички движения са показани в "бележки" колона. Там са посочени всички позовавания на нормативните документи. Ако се изисква от необходимостта, можете да създадете нов списък и да се свързва с вече съществуващата съответния знак.

Опис на структурни звена

Има единния формат на описа на структурни звена и крайната инвентаризация. За всеки тип съхранение правят отделни списъци на документи, а именно:

• За постоянно съхранение.
• Временно съхранение (5 години или по-дълги, 10 или повече години).
• Според състава на лични документи.

Инвентаризация dokumentov за постоянно съхранение

Пример създаване на списъка на документите за постоянно съхранение ще съдържа следните елементи:

• Описания предавани случаи.
• Крайният записа.
• Листове за свидетел.
• Допълнителна информация за случаи списък предава.

Примерен списък (извадка) на документи може да изтеглите оттук.

Общи принципи

Независимо от формата на списък на документи, има единни правила за структуриране. За да създадете списък на документи, използвани бланка на организацията. Ако компанията не разполага с бланки, използвайте обикновен лист А4. Таблицата съдържа списък на полета:

• Серийните номера на документи.
• индекси
• Дата.
• Заглавия на документите.
• Non случай листове.
• Бележки и бележки.
• Отбелязва особената важност на документа (ако е необходимо).
• Бележки срок на годност на документа.

Стандартният дизайн на таблицата е както следва:

Заглавието съдържа информация за инвентаризация с цел изготвяне на списъка на делата, както и името на институцията, за която е създадена (списък на документите за получаване на виза в САЩ, списък на документите за регистрация на група II инвалидност и т.н.).

Ако организацията поддържа регистри за материалните запаси, е необходимо да се сложи серийния номер. Като правило, по описа се удостоверява с две страни: предаване и приемане. В някои ситуации, опис да ви уверя, мениджър или друго упълномощено лице. Във всеки случай, позицията на лицето, трябва да се посочи, съгласно списъка на Оценката.

В допълнение към подписите, трябва да постави датата на документа. Ако опис има за цел да по-горен съд, е необходимо да се изготвят и заверяват в два екземпляра. се изисква по един екземпляр за предаване, заедно с други документи. Друг е извършване на предприятието. В някои случаи, като например за прехвърляне на архива на града е 4 копия от списъка:

• Един остава в художника.
• Вторият - на архивиста.
• Третият и четвъртият - са дадени в архива на селото.

Тази процедура се използва за държавни и общински институции. Важно е, че броят на случаите, в един опис не надвишава 9999 единици. В противен случай е по-добре да се раздели на списъка в множество материални запаси. В допълнение, фирмите, които са в 1С офис сектор програма или други подобни услуги, могат да направят опис на документите автоматично в софтуерния пакет.

Последиците от неправилна подготовка на материалните запаси

Комисията съставя списък на документите, не е толкова трудно. Но най-важното - да отделят необходимото внимание към детайлите, а след това се да се избегне загубата на необходимите документи и твърденията за небрежност. Така например, организацията работи по разписание данъчна ревизия, която пита за последните годишни отчети. Поради грешка на доклад обикновен акаунтите на служителите беше зашита в папката с мотивационното си писмо и не са включени в списъка. Тогава служителят не може да намери необходимите документи и че може да доведе до глоби и дисциплинарни мерки.