Чуваш услуга, неговите цели, функционира като подразделение на Dow
Според съвременните статистически данни, броят на работните убождания управленски персонал е само в правителството апарата за над 2,5 млн. Хората. Всички от тях са активно ангажирани в работа с документи. Обемът на организационна и административна документация традиции-постъпателно, съставяне свързващото вещество в дейността на правителството, всяка година повече от 250 mlrd.listov документи.
По този начин, въпреки че в наръчника Квалификации за мениджъри трябва Нес, специалисти и други служители, бр-МОМ Федералната служба по труда и заетостта (наричана по-рано-valas труда България), представени само тези служители в офиси офис като ръководител на Службата , ръководител на дублирането на офис, документ. Инспектор за изпълнението на поръчките, чиновника, да практикуват с поддържането на документален филм на управлението по един или друг начин сделка хиляди нето на държавни и общински служители и служители на неправителствени неправителствените организации.
Service участва в документален филм за поддръжка на управлението на различни организации могат да се различават в имена: офис за обслужване, канцеларски материали, управление на делата, генерална дирекция, отдел Организация и т.н. Въпреки разликата в имената, всички услуги производител Dow имат общи цели.
Основните задачи на услугата е въвеждането на DOW EDI-ТА за работа с документи в организацията, нейните клонове и структурни подразделения (включително електронни документи), в съответствие с действащата нормативна уредба-Sauveur-усъвършенстване на форми и методи на работа с документи.
Съставът на предучилищна услуги могат да се включат и други структури Nye единици: Експедиция, секретар, куриерска служба, регистрация и контрол група протокол група се копира-Valenod и тиражиране офиси и друг архив.
В основата на организацията на работа на деца в предучилищна сервизни работници - ясно дефиниране и разграничаване на присъщите му функции между разделения в рамките на услугата POC и изпълнителите. Разделяне на функции е отразено в организационни и правни документи - в състояние на услугата DOW и неговите дъщерни дружества (ако има такива) и длъжностните характеристики на служителите на предучилищна услуги.
Наредба за Dow се развива програма за управление на услуги или структурно звено в рамките на услугата и одобрени от ръководителя на организацията. На свой ред. Правилник за службите за предучилищна структура единица температура (например, за експедицията, секретариатът, в куриерската служба, регистрация и контрол група протокол група, копирни машини ведомство, архив и т.н.), се развива на главата на това устройство Съвместим смартфони, но с ръководителя на предучилищна възраст , Заявява своето централно предучилищна услуги.
Наредба за Dow или нейната структурна разделение обикновено се състои от следните раздели: общи разпоредби, оси Основна задача на функциите, отговорностите, правата, взаимоотношенията и комуникацията и организацията на работа и отговорност. Визи позиция главата ruetsya обслужващ персонал, на правния отдел на организацията, както и заместник-ръководител на организацията, която отговаря за работата на предучилищна услуги. Приблизителната позицията на услугата POC е даден в допълнение 1.
Отделно от това, по същия начин, с постановление на началника на позиция за обслужване и DOW на ръководителя на структурното звено, в състава на предучилищна услуги. Приблизителната позицията на практикуващите ЖП услуги DOW е даден в допълнение 2.
Описание на работата определя организационната и правния статут на работника в структурните звена и сигур-Chiva условия за ефективното й функциониране.
В общи линии следните основни задачи на служителя. например: основна задача на рецепционист - рецепция, регистрация на входящи и изходящи изпращане доку-менти; процедурата за пълнене на позиция, т.е. който се назначава и оси vobozhdaetsya от длъжност на работника или служителя; професионални изисквания за работник (образователна степен, професионален опит и др.); основни документи и материали, които работникът е длъжен да ръководят-vatsya в тяхната дейност.
В "задълженията на работниците", за да се уточни-ност, свързани с подготовката на документи, придобиване, обработка и доставка на информация: Тази необходимост предполага използването на специфични форми и методи на работа (например, периодичен мониторинг на образуването на дела в подразделенията брифинги и т.н. ); изисква спазването на времето на конкретни действия; разпореди изпълнение на инструкции; етични стандарти да бъдат наблюдавани в групата.
В "на правата на работниците" на са определени правата на служителите по време на изпълнението на неговите упълномощени функции и производителност obja-на привързаност.
Секцията "Взаимоотношения" съдържа офисите и служителите, от които изпълнителят получава и кой преди-е информация, нейната структура и предаване на времето, който е участвал в изпълнението на определени документи, с които те са съгласни, къмпинг и т.н.
В "за оценяване на работата", изброени критерии OAPC-управлението, за да се оцени степента на задълженията на служителите и отговорности, използването на права и т.н. Основният критерий е E-качество и актуалност на неговото изпълнение.
Качеството на работа се определя основно от изпълнението на задачите, които са на работа служител instruk-нето.
Примерни работници длъжностни производител Dow услуги са дадени в приложения 3-7.
Длъжностните характеристики, одобрени от ръководителя на предучилищна услуги. Тъй като е необходимо, обикновено на всеки две или три години, инструкция трябва-nostnaya се преразглежда и коригира в нагнетателния sponds към променящите се условия на труд и умения на изпълнителя.
1. глави (административен секретар, отговорен секретар на борда-нето, управляващ работи на главата на архива, ръководител на Службата, копирни машини, Централен офис, ръководител на експедицията, ръководителя на УО-shinopisnym бюро, ръководител на защита на данните.);
2. специалисти (инженери, документи (специализирани техники) или надзорен орган по защита на данните, инспектор на човешките ресурси, инспектор за изпълнението на поръчки за контрол.);
3. други служители (регистратор, чиновник, секретар. Мениджър, секретар-машинописец, секретар-stenogra-fistka спедитор).
Първата стъпка в управлението на документацията на софтуера специалист кариерата - чиновник, секретар-стенограф спедитор в съответствие с изискванията, представени в графика Квалификация на глави. специалисти и други .tuzhaschih може работниците с основно професионално образование, без да изисква стаж или на лицата, които имат средното (пълен) общообразователните и специални обучения по установената програма, без да изисква стаж.
Изисквания за мениджъри на структурни звена, участващи в Dow. както е дефинирано Квалификация график на мениджъри, специалисти и други служители. На практика обаче, ръководителите на организации в работници заетост производител Dow услуги често се ръководи от съображения, които се различават от изискванията на директорията на квалификация. В някои организации, тези изисквания са по-строги, а в други - по-малко. Често, лидерите на организацията "компенсират" нови служители по-ниски заплати звучни позиции име. Например, само в организацията на спедитора на (работник приема и обработва входящи и изходящи документи), дори ако неговата заповед никой човек може да бъде посочена в ред за работа, трудов договор и в работната книга ", заяви ръководителят на експедицията" ,
Трябва да се отбележи, че през последните години мениджърите, имайте предвид, че поддържането на доверието документален филм на организацията може само обучени професионалисти все повече търсят, за да образуват обслужване на Dow професионално компетентни служители. не само с необходимите теоретични и практически умения, но като документите по получаване на подходящи курсове за обучение на опреснителни в колежи и университети. След преминаване през къса обучение в обем от 72 до 100 часа, издал сертификат за професионално развитие. Студентите, които успешно приключване на програмата за обучение в повече от 100 часа могат да очакват да получат удостоверение за обучение на високо ниво.
Лицата, които се обучават по програмата. осигуряване в размер на повече от 500 часа, диплома за професионална преквалификация. Диплома квалификация ", документ" означава програма за обучение в размер на 1 хиляди. И повече учебни часове. Служител за управление на документацията на услуги трябва да са наясно с изискванията на нормативните документи, регламентиращи процесите на работа с документи, на първо място е малко остарели, но все пак на текущото състояние на системата за управление на документи. одобрена от борда на Glavarhiva СССР 25ти Май 1988
В допълнение, от Dow служители вече са задължени да сте сигурни знания на ниво напреднали потребители специфичен набор от компютърни програми:
1. Операционната система, приета за използване в организацията, т.е. Основна програма се изпълнява на останалата част на софтуера;
3. таблица (Excel);
Системи за управление на бази данни 4.
5. програми за комуникация за обмен на електронна комуникация с и достъп до Интернет;
6. Прехвърлянето на файлове с изображения в текст и обратно (BID - оптично разпознаване на символи и др ..), използвани за преобразуване на традиционните хартиени документи в електронен вид и въвежда в база данни от документи, с помощта на скенер;
7. електронни речници и софтуер за превод в това. прилага, ако организацията има партньори в чужбина или в организацията на работа с информация и справочна документация.
Служителят, който е отговорен за воденето на отчетност.
Редът на прехвърляне на отговорността за Dow.
В организации с малък обем документ, отговарящ за водене на отчетност може да положи Xia заповед на ръководителя, отколкото на специализирани структури-ING единица, и един служител, изпълняващ функциите на целия живот на предучилищна възраст. Тук е проба на такава цел (фиг. 1.1).
Фирма "GLOBE" Дружество с ограничена отговорност
Относно прехвърлянето на отговорността за DOW
С цел да се подобри нивото на управление на документите в организацията
1. Присвояване отговорност за цялостното състояние на управлението на документите в административен сътрудник А. М. Matveevu
2. Присвояване отговорност за навременното и правилното изпълнение на документи в структурните звена, както и тяхната регистрация. контрол на изпълнение, образуване на бизнеса за мениджъри на услуги и бизнес единици.
Генерален директор на личния подпис AA Shvetsov
От заповедта на личен подпис запознаят ч Матвеева
Фиг. 1.1. Проба за да поверят отговорността за предучилищна възраст
Въпреки това, от задължението за провеждане производство може да бъде за-за определяне за конкретен служител и работа instruk-нето.
Правилната организация на работата с документи - е изключително важно за всяка организация проблем; Затова от съществено значение, че работникът зареден с услуги документация, не е имал други функционални отговорности, които не са технически. По този начин, въпреки че много организации, отговорни за водене на отчетност често е отговорност на ръководителя на главния секретар, то едва ли може да се счита за добро решение, тъй като секретар, в допълнение към управлението на документите, разнообразие от задачи, свързани с лидера на услугата-ТА.
Тема 7.2. обект на изследванията.
Тема 7.2.1. Организация на документи в офиса
Концепцията на работния процес, документира обем.
Форми на организация на управлението на документите офис (централизирана, децентрализирана, смесена).
Регистрация на документи, в регистрационния формуляр.
Три информационния поток. техните функции и регистрация.
Схеми на работа с входящи, изходящи и вътрешни документи ..
1.Ponyatie документ. обем документи.
2. Форма на организация на документи в офиса.
3.Registratsiya документи, регистрационни форми.
4. Схема на работа с входящи, изходящи и вътрешни документи.