Сканиране на документи - статии за архиви, управление на документи, съхранение на документацията - Portal

За организациите, сканиране на документи решава редица проблеми, свързани с съхраняване на документи на хартиен носител.

На първо място, тя позволява безплатно архив област. поставяне на някои документи в техните електронни копия. Тази стъпка също така ви позволява да се намалят разходите, произтичащи от отдаване под наем на скъпи квадратни метра.

На второ място, сканиране на документи, гарантира безопасността на устройството за съхранение. защото електронна информация не е изложена на рисковете от повреда или износване.

На трето място, ако търсите на информацията, съдържаща се на хартия, може да отнеме много време, материалите, които са били Процедура за сканиране на документи винаги са достъпни онлайн.

Какви документи може да се сканира?

Не е задължително да доведе до електронна форма на всички документи на организацията. Количеството и вида на документа да бъдат сканирани, се определя от спецификата на дейността, особено структура на компанията, вътрешни правила за работа с документи и финансови средства, които дружеството в момента е готов да похарчи за създаване на електронен архив.

Можете да сканирате документи. Съвременната техника позволява сканиране на текстове, рисунки, снимки, книги и други.

Най-често се използва в производството на цифрови копия:

• счетоводни документи: фактури, разписки за доставка и др.;
• организационна и административна документация: заповеди, инструкции;
• Нормативни документи: договори, споразумения, договори;
• кадрови въпроси: архивите на служителите, форми T 2 карти и др.;
• документи по проекта: схеми. чертежи, копирна хартия и др.;
• Снимки: картини, фотографии, диапозитиви, т.е. където е важно да се предадат на качеството на цвят, изображение острота, геометрия и др.;
• периодични издания: вестници, списания.

Сканиране също е предмет на вече образувани архивни дела. вече зашити и се съхранява по рафтовете на магазините.

Как трябва да се подготвят за сканиране?

Без значение какво ще бъде сканиран - самостоятелно или някой друг, е необходимо да се извърши предварителна работа, за да се подготвят документи за сканиране.

В първия етап се извършва техническа подготовка на хартиен материал, който включва директен физически документи :. Razbroshyurovku, отстраняване на клипове, скоби и т.н. Това допълнително ще намали и автоматизиране на процеса на сканиране.

Скенери, които са в състояние да сканира зашити документи, предлагани на пазара, но те са много, много скъпи, капризни, изискват продължително приложение. По отношение на цена и качество са много по-добро използване на универсални скенери, които имат avtopodachik и таблет натискане стъкло, можете да сканирате документи от почти всякакъв вид.

Като документи се сканират?

Дигитализация на документи е процес на привеждане лист хартия в електронен вид с помощта на скенер.

В зависимост от вида на документа, неговия формат, съдържание, качество на хартия и др .. Изберете типа на скенера. Гамата от възможности е достатъчно широк.

Най-скъпата техника, робот, може да се сканира. Към този тип принадлежат: Qidenus Pro TT; Kirtas Kabis I-III; Kirtas APT BookScan 2400 Gold; i2s Дигитализиране Line 3000; Treventus ScanRobot).

Богат на потребителите не е на разположение поради високата цена.

Най-примитивен и евтино, например Handyscan, - малкия размер, като химикалка. Така че на скенера се осъществява в текста и да го предава на изображението на екрана.

На практика тези скенери не са много удобни, е трудно точно да се извърши с ръката Си върху документа. В допълнение, те се характеризират с лошо качество на предаване на части от текста и цветове. сканиране минимална резолюция.

Скенерите на средната класа се отнася уреди в ценовия диапазон от 20 хиляди души. на 500 хил. рубли.

Тези, които принадлежат към долната граница, да ви позволи да сканирате в онлайн режим. Изтегляне на 10 - 20 листа, можете да получите 10 - 20 изображения. За тази скорост тип скенер характерни малки и липса определени функции, като например 2-двустранно сканиране.

Тези, които принадлежат към горната граница - гъвкав, и се даде възможност за по-лайн бордови сканиране достатъчно висок процент. В онлайн метод на сканиране 500 листа е в рамките на 5 минути, когато една книга - 300 страници на час.

Има скенери широкоформатни ви позволи да сканирате документи до A0 формат, например чертежи, схеми. Различията между скенерите от този тип са малки, са възможност за цвят и скорост.

Специални скенери висококачествени използват, ако искате да сканирате изображението. Тяхната функция - високо качество на предаване на цветовете и точността на изображението. Висока скорост не е предимство на този тип скенер.

Как се използват те?

След като документите ще бъдат процес записа, информацията трябва да бъде проверена. Обикновено сканиране специалисти извършват визуален контрол на качеството на всяко изображение. Ако зададете правилно режима на сканиране, допълнителна обработка на сканирани ще бъдат сведени до минимум.

Полученото изображение е необходимо и да се припише индексира, така че може да се намери с помощта на търсачката.

В какъв формат да изберем: TIFF или PDF?

Обикновено в света, за да се постигне максимално качество при използване TIFF формат (Англ. Tagged Image File Format), който е съхраняването на растерна графика формат. TIFF файлове с разширение използва за обработка на документи на постоянно и продължително съхранение на архивите. Въпреки това, документи, записани в този формат, заемат голям обем от електронното пространство и поради тази причина им неудобно да се прехвърлят във вътрешната или външната мрежа.

За тези организации, които планират да-често се прибягва до електронни архиви и изпращане на цифрови копия на документите, е оптимално да се използва под формата на PDF (инж. Portable Document Format).

Днес нарастващата популярност имат двуслойни PDF документи. който едновременно е сканирал и призната версия на документа. Последното ви позволява да извършвате търсене на рамки, в документа.

Често организацията разпорежда съхраняването на документи и в двата формата едновременно. TIFF, за тези случаи, когато това е необходимо в основната памет и отпечатване на документа с високо качество, PDF - за активна употреба в офиса.