Регистрация на вътрешни документи - отлична секретарка

Предишен ◈ Следващото

Как иначе да се направи

Как точно не е нужно да се направи - е да се регистрирате вътрешните документи, заедно с външното. Това се случва, че записите на секретарски донесли й цел или бележка като входящ или изходящ имейл само защото той няма никаква представа къде другаде да се сложи тези документи. Отговорът е прост: да се вземе предвид вътрешни документи от секретаря трябва да бъде отделен, специален дневник.







Как е нужно

Преди да се втурне да се създаде регистър на вътрешни документи в Excel, трябва да се отговори на въпроса: какви конкретни вътрешни документи са в нашата организация?

Като цяло, вътрешните документи - това е цялата административна документация, която съществува в организацията, с изключение на входящи и изходящи имейли. Забележка: думата "управление" е от ключово значение. Счетоводни, човешки ресурси, правни, технически документи, ние не се допират: те са ангажирани в съответните отдели. Ние се интересуваме само от тези, които се образуват в процеса на управление на организацията и в обхвата на отговорност на управление на документи. Те са следните:

  • инструкции
  • провизии
  • правилник
  • Поръчки за основните дейности
  • Поръчки (инструкции)
  • планове
  • графики
  • доклади
  • актове
  • протоколи
  • Бележки от всички видове (за услуги, отчетни персонал, обяснителен) и др

Всички тези документи трябва да бъдат записани отделно един от друг. Memo и реда не трябва да се разглежда в същата форма за регистрация като акт на протокола, както и указания за позицията.

Вестник на регистрация на вътрешни документи

Въпреки факта, че всички документи, изброени по-горе е необходимо да бъдат "персонални" регистрация, защото те ще имат само една списание. създайте го в .xlsx формат (за фирми, която работи на SED, въпросът за регистрацията на вътрешни документи не е необходимо, а останалата част се препоръчва да се създаде проста електронно списание).

Тайната на факта, че в рамките на една работна книга на Excel, можете да създадете неограничен брой раздели, като влезете всякакъв вид вътрешен документ на отделен лист:

(Всички снимки може да се кликва)

Всеки раздел е със собствен лог файл, съставени по своя собствена форма. В края на краищата, например, информация за поръчки, трябва да се съдържа в списанието е различна от тази, която се отнася до разпоредбите, действия или бележки.







влезте примерни поръчки:

индексиране

Индексирането (номерация) на вътрешния документ може да бъде изградена по няколко начина.

Първият - най-проста: брутен номерация в рамките на всеки тип документ, както и в примерите по-горе. Всеки от тях ще получите сериен номер. Например:

Това е достатъчно. Ако вътрешните документи на дружеството малко, че не е нужно да се измисли нещо, а вие може да спре дотук.

Вторият начин - е по-трудно. Се възлага на един документ, различен от числения брой е също азбучен индекс. В този случай, ако броят на всеки документ ще има свой собствен, азбучния индекс, не се променя и се използва за индексиране на човек може да разбере какво този документ пред нас. Писмо кодове са предшествани от сериен номер, разделени с наклонена черта.

Примери за буквени кодове за вътрешни документи:

Протоколи - / PR

Инструкции - / И

Всяка организация може да създаде свой собствен удобен за азбучна система индексиране.

Пълни подробности за регистрация на документи в този случай са както следва:

Трети метод на номера на документа се усложнява още повече. По броя на документа може да бъде добавена към индекса на неговото дело от номенклатурата на делата, структурно звено брой, в който е създаден документа, дата, сериен номер на организациите в рамките на групата, и така нататък. Както се казва, който в толкова много. Принципът, че трябва да се ръководи, има може би само едно: да не се усложни ненужно. Този метод на индексиране на вътрешни документи е подходяща само за големи организации, като например:

Изтегляне на регистър на вътрешни документи

Можете да изтеглите регистрация на вътрешни документи на списанието сега (XLSX, 13 KB). Той създаде регистрационни формуляри за поръчки от оперативна дейност, меморандуми и протоколи. Добавете останалите листове самите; структура / име на Графа, също, ако е необходимо, може да се коригира, в зависимост от нуждите на всяка отделна фирма.

Добър ден!
Питай ме за организиране CFO иска да регистрира в общия регистър на останалата част от постъпващите за фактури, фактури, товарителници.
Питай тези документи подлежат на регистрация в общия поток, или че би било по-добре да се водят регистри в счетоводния отдел със собствен регистър.
Ако информацията на тази регистрация, одобрен от ГОСТ?
Благодаря ви предварително за отговора.

Глас над 0 Гласуване против Отговор

4 месеца, преди 3 дни

Сподели в Twitter Сподели в Google

Добре дошли Катрин! Стандарти в този момент. Има общи правила за съхранение на документацията. Съгласно тези правила, на системния регистър (дневник регистрация книга, база данни) на входящи документи включват само букви, защото другият организация може да изпрати само писмо. Изпрати никакви документи, без мотивационно писмо - самата грешка. Регистриране на фактури като входящ, съответно, също. Ако документите са дошли с придружително писмо, единственото писмо, е регистрирана и приложни пакети - той е неразделна част от входяща електронна поща, те не трябва да се брои отделно. Ако идвате само на документи без мотивационно писмо, те се прехвърлят директно на изпълнителя. Можете да се регистрирате, но не като входяща поща. Изпълнителят може да вземе предвид тези ... Прочети повече »

Глас над 0 Гласуване против Отговор

преди 4 месеца 2 дни







Предишен ◈ Следващото