регистрация на документи

Раздел 3: Организация на работата с документи
Част 3.1. организация на работния процес

Регистрация документ - документ присвояването на регистрационен номер, и въвеждане на данни за документа, под формата на регистрация и счетоводство. 1

Регистрационен номер на документа (индексът регистрационен документ) на - цифров или буквено-цифров код, присвоен на даден документ по време на регистрацията му. 2

Регистрация и предвид форма - документ (карта, списание), включително в електронен формат, използван за записване на информация за документа за счетоводни цели, научни изследвания и мониторинг. 3

по този начин регистрация - потвърждение на създаването или получаването на документа в определено време (ден), като го въведете в регистрационната форма с предоставянето на номера и записване на основни данни за документ, който ви позволява да създадете база данни на всички документи на организацията за проследяване и информация сезиране работа. Както следва от определението, регистрация на първо място дава правна сила на документа, тъй като Той записа факта на неговото създаване или получаване. Докато документът не е регистриран, аз не се получи номера си, тя не е проектирана, като че ли все още не съществува. Например, ред, правосъдие и т.н. Ако полученият документ не е регистриран, организацията не носи отговорност за това, тъй като фактът, че този не е потвърдена. 4

Процесът на регистрация може да бъде разделена на три цели:

Регистрация се изисква за всички документи, изискващи счетоводство, производителност и използва за справка, независимо от начина на приготвяне. 6

Документи, регистрирани в организацията веднъж. създаден - от датата на подписване или одобрение идва - в деня на приемането. При регистриране на входящи документи подпечатан дата на получаване, а индексът на печата за регистрация. 7

Когато прехвърлянето на регистрирания документ от една единица в друга, той не е пререгистрирано. 8

Всеки документ, посочен броят на регистрираните, получава регистрационен номер. То не съвпада, и много по-малко счетоводство сериен номер, поставен на нивото на получаване на документите в организацията. 9

Регистрация на вътрешни документи обикновено се извършва в по децентрализиран начин от групи от документи - структурните звена, в които те са създадени и изпълнени. Например, счетоводни документи се записват в счетоводния отдел, заповеди за основната дейност - в офиса, персонал - в отдела за персонал. 10

Съставът на основните данни за регистрация, в зависимост от естеството на целите за използване на документи и информация, могат да бъдат допълнени с други подробности:

по избор може да се добави Съставът от горните реквизити. По този начин по реда на основните елементи на формуляри за регистрация, определени от организацията.

Има три форми на документите за регистрация:

• списание,
• карта,
• автоматизиран електронен (SED).

Списание форма на документите за регистрация е исторически най-ранната форма за регистрация.

В момента тя се използва само в случаите, когато на първо място е надежден счетоводни документи за предотвратяване на конфликти. Така например, издаване на документи за образование, трудови книжки, проходи. Във всички останали случаи, в регистрационния формуляр списание не е актуална, тъй като трудно да се поддържа контрол върху изпълнението на документи и справки работата по тях. 12

Когато картата за регистрация на документи, формуляри, създадени за регистрация и контрол на карти на документи, които се образуват в картотека, в зависимост от задачите в съответствие с използваните класификации.

Използването на карти за регистрация значително повишава ефективността на търсенето на документа и в същото време намалява сложността на процеса на регистрация, в сравнение с формата на дневник.

Като общо правило, се съставя след независима подаване:

• позоваване, контрол и справки;
• подаване на предложения, молби и жалби на граждани;
• местно (кодификация) за подаване на поръчки, решения и др. 13

Тест и референтен файл се разделя на две части: на подразбиране, както и изпълнение на документи. В първата част на подаването е да улови и да търсите информация в документите, в хода на тяхното изпълнение и може да изпълнява контролни функции. Карти за да може да се систематизират по изпълнител, бизнес единици, кореспонденти, времето на изпълнение на документи. Тъй като изпълнението на документи карти, прикрепено към тях необходимите марки са преместени от първата част на подаването в съответните раздели и позициите на втората част. Във втората част на подаването е да се търси за вече направените документи. Карти в тази част на подаване може да се систематизират на кореспондентите, номенклатурата на нещата, и т.н. 14

За по-пълно разкриване на документите са тематични (кодификация) подаване. в която:

• представлява отделна карта за всеки въпрос, предмет, съдържаща се в документа, така че един документ на базата на съдържание, могат да бъдат боядисани по няколко карти;
• систематизирана информация в съответствие с вътрешните заглавия проблемите на класификатора на организацията.

Тематични карти файлове се използват само за справка, те не се използват като контролна карта файлове. 15

Форма на регистрация и контрол на карти и местоположението в нейните данни могат да бъдат определени в организацията и записани в инструкцията за управление на документацията на. Често се използва следната форма на регистрационни карти на формат А5 (148h210 мм) и A6 (105h148 мм): 16

Фиг. 1.
Форма на регистрация и контрол на файлове карта шкафове Srokowo

Автоматизирано (електронен) форма на регистрация на документи се извършва с помощта на специален софтуер, който се инсталира на персонален компютър (или сървъра и персонални компютри, свързани в мрежа).

При използване на автоматизирана информационна форма регистрационен документ се въвеждат в електронната регистрация и контрол на карта се съхранява в базата данни. Наборът от данни и вида на регистрация и контрол на карта в различни софтуерни системи могат да бъдат различни. В същото време тя може да бъде произведен в един екземпляр от регистрационната форма като застраховка масив (отпечатване регистрация и контрол на карта).

Автоматизирани регистрационна форма сега се използва широко в много организации, както тя има редица значителни предимства пред списание и регистрационни карти форми, а именно:

• бързо търсене на документи по цялата информация или на детайлите по регистрацията и контрола карти;
• Автоматично генериране на доклади, долни гащи, провеждане на референтната и аналитична работа по документите;
• Автоматичен контрол върху изпълнението на документа;
• способността да записва едновременно няколко документа на работното място;
• възможност за организиране на децентрализирани документи за регистрация в подучастъци с информация за връзка за всички документи, в една база данни и др.

Организация може самостоятелно да разработи програма за регистрация на документи, но най-често се използват готови софтуерни продукти - електронна система за управление на документи за автоматизиране на работата с документи, като се започне със създаването на проекта или документа за регистрация и завършва с приключването на изпълнението или да изпратите документ на друга организация.