Как да изберем секретар

Тя ще изглежда, да се намери хубаво, разумно момиче в офиса на позицията секретар не е толкова трудно. Но търсенето на "лице и глас" на компанията може да отнеме повече време и усилия, отколкото всеки друг специалист.

Особено, защото това е, когато "фирма е изправена пред" съвместимостта на работника или служителя и компанията става все по-остър. При липса на съответствие може да се случи абсолютно всичко от стила и начина на обличане взаимните очаквания. Например, главният проблем е гладен под формата на горещо кафе, студени сокове и предпазва от нежелани обаждания и секретар смята, основната му задължение е да посвети лидер във всички големи и малки офис неприятности. Или, да речем, всички служители са бързи и активни, и секретаря, въпреки техния професионализъм, техния произход изглежда флегматичен и безрадостен.

Спортистка, член Комсомола, отличен ученик

Сред най-важните качества, които се изискват от главния секретар, който е в състояние да се идентифицират с "колективен интелект" експерти анкетираните, водещата позиция заема вниманието и отговорността. Второ място бе споделено: упорита работа, проверка, доброта, комуникация и работа в екип умения. И трето - лекотата, способността да се учи бързо, добра памет, ангажимента, стабилността, мотивацията, стрес и желание за нестандартни работен ден.

За съжаление, за всички впечатляващи функция списък на работодателите са склонни да не предлагат толкова много - от 300 до 500 USD И това не е преброяване на всички останали изисквания за умения и способности: PC владеене (понякога със знанието на 1: С) познаване на управлението на документите, умение за работа с офис техника и телефонни централи, компетентен собственост на български и украински, а често и на английски език. Всичко, което има значение, е възрастта и външния вид: от "приличен", за да "модел".

В същото време секретар на функционалността е по-скоро хомогенна. Това, в комбинация с по-голяма комуникация натоварване, е необходимо да се направи десет неща наведнъж, и повтарящи се работни места с участието на всички ръце, което прави работата трудно психически и физически. "Основната причина за трудностите, с избора на секретари - несъответствието между степента на заплатите на натоварване и нивото на очакванията на експертите," - казва Катрин Pollet, мениджър на персонала на LLC "Lyuksoptika" (мрежа от оптици магазини, персонал -. 300 души).

Следователно, за да се намери добър кандидат, трябва да се намали или да се увеличи търсенето на заплатите. Кой път да изберем - това е до работодателя въз основа на отпуснатите средства. Но финансова компенсация могат само временно облекчаване на проблема с търсене. "Една международна компания извършва много сериозен избор от позицията на секретар - казва Вера TAMKO, директор на набиране отдел на компанията" обслужващ персонал "(персонал. - 20 души). - Изискванията са много високи и търсенето на дълга. Когато намери подходящ кандидат - едно момиче с моделни външен вид, по-голям опит и отлични познания по чужди езици - тя бе предложена доста висок процент на заплащане. Все пак, това не помогна. Срокът на действието му компанията е незначително. Само един човек, отдавна надраснал тази позиция, тя не се интересува от работата, отговорностите запознат и английски език и компютърни умения, които са изискване, практически не се използват. "

Ето защо, на респондентите "Вашингтон" експерти съветват да не се плащат прекомерно внимание към възможността да работи с офис техника и познаване на специфичните програми. Изучаването на тези умения се извършва бързо, докато липсата на необходимите лични качества и достатъчна мотивация - остава основните рискови фактори.

"Останат в Съединените секретар" към днешна дата не по-малко неприятно, отколкото "да седне на рафта." И претендент отлично информиран за този доклад.

Роден секретари са рядкост. Обикновено в това положение задръжте за една година и половина. И след това отидете в другите области на дружеството, или ако не получите правилната промоция, "- каза Валери Cimkina, управител на персонал набиране набиране агенция," Моята работа "(State - N / A).

"Намери добър специалист с опит, които биха искали да продължат да работят като секретар - голям проблем - казва Вера TAMKO. - По тази причина, наемането на секретарката да работят, важно е да се коригира акценти и време, за да обсъдят перспективите и възможностите за професионално развитие ".

Може да се окаже, че представянето на кандидата и работодателя по този въпрос се различават драстично. Например, компаниите трябва секретарка, които безпрекословно ще да отпечатате договори и поръчки, и не мечтаят за нещо повече. И в интервюто въпрос за един енергичен момиче, чиято кариера амбиции варират може да се разпростре от "научат всички тайни на бизнес и стартиране на бизнес" на "добър брак."

Случаи секретари трансформация в HR-ите, счетоводители, мениджъри по продажбите и дори логистика - не са рядкост. Това е, което фирма "поземлен имот", решаването на проблема с мотивацията. "Имаме кариерно планиране отчита кариерата за секретар. Например, половината или две години - на прехода към отдела за отдаване под наем или продажбата ", - казва Александър Kobylinsky.

Като се има предвид, че секретарите с опит, или искат да растат, или са готови да финансово компенсиране на психологически дискомфорт преекспонирани, работодателите трябва да преминат, за да се отговори на кандидатите, които са готови да се научат секретарска работа. А това води до друг проблем с непредвидими и често безотговорни "много малки" професионалистите. Замаяност и евентуално млади създания, които предпочитат да се вози с приятели на плажа на среща с работодателя, могат да разстроят сълзи най-опитните HR. "Три от пет или шест насрочено интервюто не може да се проведе на един банален причина - аспирант не се появи за интервю," - казва Оксана Yaremenko, специалист подбор на персонал набиране на фирмата WST-Consulting персонал (персонал -. 6 души).

"Ако трябваше да избирам кандидатът без опит, ще трябва да бъдат внимателни и три четири късоглед. Необходимо е да се вземе предвид икономическата зависимост на човека от работа, както и мнението му за "втората половина". В противен случай, може да откриете, че след една седмица на работа, ако е необходимо, за да остане на поста си, а първият аргумент в това отношение, младите хора могат да стигат до заключението, че момичето ще бъде по-добре да "останат у дома".

Струва си да се учат и други семейни обстоятелства претенденти. На практика експертите "WA" е имало случаи, когато родителите, които плащат за обучение дъщеря, нека молбата й се дължи на обучението си, за да посвети времето си на работа.

Но дори и приключи успешно интервюто не може да бъде гаранция, че работата е най-накрая приключи. "Имаше един случай, когато момичето, бяхме поканени на поста на секретар, той отказа, след като седи половин ден на рецепцията. Неговото решение е мотивирано от факта, че тя не е готова за такава тежка работа ", - сподели Александър Kobylinsky. Поради факта, че изборът на специалист без опит като закупуването на нещо слепешката, аз съм съгласен и Катрин Pollet, съвети да сърфират в интернет, за да предпочитат по препоръка на приятели. Тя носи може да бъде призив към услугите на агенции за трудова заетост, са ангажирани в областта на заетостта на завършилите професионални курсове.

Как да се разграничат фалшив

Попитайте три въпроса в същото време. Виж, ако информацията е помня дали да отговоря без напомняния може. Тази проста техника позволява да се оцени размера на паметта и вниманието.

Оферта да напише кратко писмо бизнес като задача за изпитване. В този прост начин може да се определи нивото на PC умения, грамотност, възможност за бързо изпълнение на инструкциите.

Отговорът на въпроса "кои от стандартните задълженията на секретарката ви поне харесва?" Може да даде много храна за размисъл. Може би това е "необичани" на случая и трябва да се превърне в основен поминък на служителя.

Ясно разбера "защо" и "кога" кандидатът ще работи като секретарка. Какви са целите си постави за кандидат за тази позиция, тя се определя от какви са мотивите.