Инвентаризация въпроси - особено с административни документи
Подготовка и изпълнение на материалните запаси въпроси
Подготовка и изпълнение на опис на делата - това е последният етап от подготовката на делата за последващо съхранение. Описание на случая трябва да бъде завършен през водене на отчетност и непроверени ценности. Инвентаризация изготвен отделно по случая на постоянно съхранение, временно (над 10 години) за съхранение и персонал. Инвентаризация на нещата - архив директория съдържаща системно списъка на запаметяващи единици (случаи) за тяхното отчитане и оповестяване на съдържанието. Отделен списък е списък на случаите със самостоятелно поредна номерация. По този начин, тъй като записите и архивно ръководство за съдържанието на случаи, опис записи и осигурява бързо извличане на документи. Опис на случаи - това е една от функциите на служителите на услуги за управление на документи. Инвентаризация съставя всяка година, във всяка структурна единица. Според него документите, прехвърлени към архивите на организацията. Материалните запаси в случай на структурни звена са в основата на изготвянето на годишната инвентаризация на делата в рамките на резюмето на организацията, която подготвя файл за прехвърляне на дела за постоянно състояние ареста. В една малка организация с малък документ, изготвен в общия описа на бизнес генерира за годината, в хода на своята дейност. Описът се извършва в три екземпляра, а година след приключване на случаите, в рамките на производство изглежда, че в архива на организацията.
Инвентаризация на случаите на структурни звена са подготвени във формата, предписана основни правила за работа на архивите на организациите. Тя включва следните елементи описват случаи:
серийния номер на дело (обемни части) от инвентара;
бизнес индекс (обем части);
бизнес заглавието (обема на части), е в пълно съответствие с заглавието му на корицата на производството;
бизнес дата (обем части);
срокът на годност на делото.
В допълнение, на формата на опис включва графата "бележки".
На формуляр, изготвен опис на делото за трайно съхранение, временно (над 10 години) за съхранение и персонал. Въпреки това, по описа на постоянен калъф за съхранение не е включена в "Срок на годност".
следните правила трябва да се спазват стриктно по време на подготовката на инвентаризацията:
случаи заглавия са вписани в списъка, в съответствие със схемата за систематизиране на базата на номенклатурата на делата;
всеки отделен случай се вписва в описа по отделен сериен номер. Ако делото се състои от няколко тома под независим номер е записан в списъка на всеки обем;
номерирането на случаите, в инвентара - грубо в продължение на няколко години. Инвентарен номер структурни звена са определени в споразумение с архивите на Организацията;
инвентаризация се извършва в строго съответствие с информацията, която е доведена до капака на случай;
ако са внесени в описа на случаи със същото заглавие написана изцяло само заглавието на първия случай, всички останали, посочен от думите "и същи." Въпреки това, всякаква друга информация за делата на Описът се в пълен размер. Напълно написано в едно и също заглавие, ако той започва нов лист на описа;
В графата "бележки" направи отпечатък върху допускането на нещата, особено тяхното физическо състояние, за да прехвърлите случаи на други структурни звена по отношение на акт, и така нататък. н.
В края на описа е изпълнен с окончателното влизане в Кото рояк е посочено (с цифри и думи) броя на случаите, първия и последния брой случаи в инвентарните списъци, както и фиксирани функции на номерирането на случаите, в инвентара: присъствието на буквени и пропуснатите числа.
В този списък,
(цифри и букви)
Инвентаризация структурното звено работи трябва да бъде подписан от съставителя, той се съгласи с глава на обслужване на управлението на документите и одобрена от ръководителя на структурното звено. Ако има разделение на експертната комисия опис трябва да бъде в съответствие с него. Въз основа на запасите на структурни звена подготвят годишните си консолидиран инвентаризация организация раздел въпроси. Изготвяне на годишния раздел се извършва в архива на организацията. Годишният деление също прави отделно в случай на постоянно съхранение, временно предприятие (над 10 години) за съхранение и кадрови въпроси на установената форма. Годишни случаи инвентаризация в профила постоянно съхранение се извършват в 4 екземпляра. Той е обект на контрол от страна на (ЕО) организация CEA. Ако бъде одобрен в края на участъка се поставя печат "Договорена" с номера на протокола от заседанието на ЕК, както и датата, на която то се счита. След това той се позова на EPA архивна институция и след одобрението му от СИП, одобрена от ръководителя на организацията. Първият екземпляр като контролът се прехвърля в Държавния архив, а останалите остават в организацията.
Пълен опис на надлежно подписано. Графичните елементи са заглавието на страницата, въвеждане, инфо система, която включва таблица на съдържанието, индекси, както и списък на съкращенията.
Покривният трябва да съдържа:
Дати на случаите, включени в списъка (Приложение 29).
В допълнение, на първа страница го оставя място да напишете пълното име на държавните архиви, които са случаите на организацията.
Предговор съдържа информация за основните дейности и структурата на организацията за периода постелъчен инвентар на делото; кратко описание на съдържанието и пълнотата на документите, съдържащи се в случаите на време. Това показва наличието на нещата извън хронологичен рамка; Той маркира най-типичните групи от случаи на разновидности на документи и тяхното съдържание; подчертава характеристиките на образуването, описание и систематизиране колекторни работи; показва присъствието на референтна устройство в списъка, основните принципи на неговото получаване и процедура. Предговор подписан от създателя и ръководителя на архива или лицето, което отговаря за архива на организацията, като се посочва датата на изготвяне на предговора.
Ако намери описа съкратени думи, включително и списъка със съкращения в азбучен ред.
MSU - Московския държавен университет, Руския държавен хуманитарен университет - български държавен университет за хуманитарни науки
Списък на съкращенията е много по-лесно да работят със списък, който е. За да. Даване на уникална стойност, срещани съкращения. Стандартни съкращения като т, Н, Ltd. в списъка не включват.
Показалки - това е списък на някои понятия, които се намират в списъка на текста, което показва броя на листове, на които те се намират. Показалки могат да бъдат имената, мястото, обект, в зависимост от понятията, които са важни, за да намерите бързо в списъка.